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ビジネス文書

ビジネス文書実例集(社内文書)

業務報告書

□□□販売状況について

本年5月発売の□□□の販売状況について、各視点、代理店でのデータを集計した結果は下記の通りですのでご報告いたします。

1.調査期間
平成○年○月〜○月
2.販売実績
○○○○円(○○ケース)
3.概  況
都市部でのシェアは70%と順調な伸長を示しているが後発の地方においては、シェア55%と伸び率が低い。
4.所  感
前項の状況から、各地方都市の支店・代理店との協力をより強化するべきである。そのためには、地方部に的を絞ったキャンペーンが必要と思われる。

以上

ポイント

報告は具体的な数字を示して行う。「かなり」「たぶん」といったあいまいな表現は使わないこと。見通しや提言は最後に「所感」としてつけくわえる。

出張報告書

出張報告書

1.目 的
○○地区における当社製品□□の需要調査のため
2.期 間
平成○年○月○日(月)〜○月○日(水)
3.出張先
○○市○○地区
4.内 容
①○○地区は人口が15万人、内サラリーマン世帯が60%を占める。
②○○地区は他地区に比較して、地場産業が強い。
③中央部の流行に敏感で、先進的な文化・風土をもつ。
5.所 感
都市としての○○地区を総合的に検討すると、□□にたいする指示は大きいと予想される。

以上

ポイント

出張の要点を箇条書きにまとめる。報告内容が多岐にわたる場合や付随する資料がある場合は、別紙にまとめる。

案内状

営業部全体会議開催の件

下記の通り営業部全体会議を開催しますのでご出席ください。

1.日時
○月○日(月)午後1時〜3時
2.場所
10階大会議室
3.議題
①営業活動の現況について
②各視点との協力態勢の見なおしについて
③営業方針について
④その他
4.用意
各課の営業月報を持参のこと

なお、当会議には企画担当取締役が同席します。

以上

ポイント

要点は箇条書きにまとめ、ひと目で趣旨が伝わるように工夫を。必要事項の記載もれがないように気をつけたい。

議事録

営業会議議事録

日時
○月○日(月)午前10時〜11時
場所
9階小会議室
出席者
○○販売課長(司会)
○○営業部長、○○企画課長
販売課 ○○、○○
議事
新製品販売についての宣伝企画及び、販売計画について討議した。
1.スケジュール説明
2.宣伝企画の検討
3.販売計画の検討
4.質疑応答
決定
1.スケジュール及び販売計画については別紙のように合意。
2.宣伝企画については、予算との関係で保留。サイド財務との調整をはかり早急に会議を設定する。

以上

ポイント

ほかに、時間的な論議の経過を「経過」として記録してもよい。議事録は日常的に使われる書式なので、フォーム化しておくと便利だ。

業務連絡書

販売課員セミナーのお知らせ

 販売第1、第2課員を対象に、下記の要領でセミナーを実施しますのでご出席ください。なお、該当者全員の出欠を、○月○日までに△△部 ○○までご連絡ください。

1.目 的
販売課への□□の導入を前に、課員への基礎知識の徹底をはかり、同時に販売活動への実際的活用法を検討します。
2.日 時
○月○日(金曜日)
午前9時〜午後5時
3.場 所
本社研修センター
4.議 題
①□□の機能について
②□□の活用について
③その他
5.講師
□□研究家○○○○氏

以上

ポイント

連絡すべきことがもれなく、わかりやすく、見やすく書かれていることが大事。返事が必要ならその旨もきちんと書いておくこと。

稟議書

アルバイト雇用の件

 標題につきご承認いただきたく、下記の通りお伺い申し上げます。

1.目 的
夏季キャンペーン期間中に各販売所にアルバイトを配置。
2.期 間
平成○年○月○日(月)〜○月○日(金)
3.人 員
学生アルバイト50人
4.理 由
昨年度の経験から、本部のみの増員では不足のため、今年は各販売所にもふりあて、売上増加をはかりたい。
5.給 与
日給7,000円

以上

ポイント

稟議書などは決裁がおりるまでの時間を考慮して、早めに提出すること。まず、意義や趣旨を相手に対して説明することが大事だ。事実を詳細に記入して理由に具体性をもたせるよう工夫する。

※文書の実例はすべて宛名・日付等は省略

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