四角四面をまあるく読ませる
ビジネス文書
作成のポイント
ビジネス文書とは
ビジネス文書にもいろいろあるが、大きくわけると、業務報告書や連絡事項などをまとめた社内宛の『社内文書』、取引先やお客様など社外宛の『社外文書』の2通りがある。
ビジネス文書の基本ルール
社内・社外を問わず、ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。そのためには守らなければならないルールがある。
『結論優先』が原則
先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順でまとめる。タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにする。
簡潔な文章にする
センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、一読して内容がわかる工夫が大切。
事実は正確に
自分の感想やあいまいな表現は使わない。とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認しながらキチンと書く。古いデータをうのみにするのも間違いのもと。
わかりやすいことばをつかう
その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブー。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。
書いたら読み返す
公式な文書は保存されるもの。書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。とくに社外文書は『会社としての文書』。くれぐれも注意を。
プラスαの気配り
判りやすく、読みやすくがビジネス文書の基本。そのために、定形や決まりを守ったほうがいいが、場合によっては堅苦しい無味乾燥な印象も与える。取引先に出すクレーム状、督促状などには定形の文書に「ご事情はあると存じますが」「お忙しいなか恐縮ですが」とお願いの形にすれば、心が伝わる。お礼状の場合は手書きの方がよい。
また、社内の通達でも、それによって影響の出る部署、人には「どうぞよろしく」の意をこめた一言を別紙に書いてそえると、受け入れられやすくなる。
