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携帯電話・Eメール・FAXのマナー

FAXの送り方とマナー

FAXは電話やEメールと同じようにビジネスで頻繁に使われる通信手段。
電話より内容が確実に伝わる、本人がいなくても伝言としての役割を果たす、そして手紙より早く伝わるなどの長所があるので、コミュニケーション手段としての効果的な活用法とマナーを身につけよう。

FAX番号を間違えない

番号を間違えると、他人の電話にかかったり、違う場所に送られたり迷惑になる。送る前によく番号を確認しよう。

「表書き」をつけよう

お客さまに出すときなどは、「表書き」(FAX送信票)をつけて出すのがマナー。これには、1.受信先の会社名・部署名・個人名、2.送信側の会社名・部署名・個人名・電話・FAX番号、3.日付、4.送信枚数などを書く。他でも使えるようにパソコンで雛型を作成しておくと便利。できれば宛名や文章も手書きではなくパソコンで入力すれば、ていねいで見やすい「表書き」ができる。

複数枚送るときはページ番号をふる

何枚も送るときは順番がわかるようにページ番号を入れる。全ページがわかるように、5ページなら若いページ順に1/5から順に5/5までというような書き方もある。
大量に送るときは、事前に電話で知らせ、相手側機の使用状況や用紙があるかを確認する。

送信済みの確認

無事に送信が行われたかを確認するには、FAX機でわかるものもあるが、先方に届いたころを見計らって電話するのが一番確実で、ていねい。その際、ページが抜けていないか、見づらい文字がないかも確認しよう。

見づらい文字は拡大して送る

FAXで送ると通常、送られた文書は相手先では不鮮明になることが多い。特に小さい文字や数字は見づらくなるので注意が必要。
また、一度送られてきた不鮮明なFAXをもう一度送るときも同じ。このようなときは、FAX機に文字を鮮明にする機能があれば、それを使用(ただし、通常より送信時間がかかる)、FAX機にその機能がない場合はコピー機で拡大して送れば多少は見やすくなる。

文書を受け取ったとき

FAX文書を受け取ったときは、①送られてきた文書の枚数がそろっているか、②文字を十分に解読できるか、などの確認が必要。また、重要な文書については送信してきた相手に対して、文書が無事に届いたことの返事をした方がよい。

秘文書は送らない

FAXは相手が直接受けとるものではない。親展や秘文書を送っても、さまざまな人がその文書を見る可能性がある。FAXは、公開しても問題のない文書を送信するのに適している。

プラスαの気配りを

自社に届いたFAXはそのまま放置せず、機会を見て、届け主へ渡してあげるとよい。皆がこれを徹底すれば、FAXの周囲にいろいろな文書が山積みという混乱がなくなる。

紙切れでは意味がない

ビジネス用のFAXにはデータを保存できるものが多いので、紙切れになっても、大丈夫だが、それでもすぐに受け取るためには紙切れにしないことが重要だ。紙が足りているかを常にチェックしておきたい。また、トナーのストックも必要だ。備品の担当を決めておくとよい。

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