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ビジネス文書

ビジネス文書実例集(社外文書)

社名変更の挨拶状

拝啓 秋涼の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

 平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。

 さて、当社は業務内容のイメージアップのため、□□物産株式会社を○○フーズ株式会社と社名変更いたしました。これを機に、社員一同大いなる抱負をもって、さらに努力していく所存でございます。

 今後とも、なにとぞ倍旧のご支援・ご指導を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

新会社名 ○○フーズ株式会社
変更日  平成○年○月○日

ポイント

名称変更や開業などの挨拶状は、具体的な事実を明記したうえで、今後への抱負や決意を述べる。

転勤の挨拶状

拝啓 春暖の候、ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

 さて、私こと、このたび□□支店勤務を命ぜられ、○月○日無事着任いたしました。○△支店在任中はひとかたならぬお引き立てにあずかり厚くお礼申し上げます。

 今後は、新任地にてさらに努力していく所存でございます。なにとぞ今後とも一層のお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。

 まずは略儀ながら書面をもってご挨拶申し上げます。

敬具

平成○年○月○日

●転勤先所在地・電話番号
●転勤先
●署名○○○○

ポイント

取引先や仕事関係に送る挨拶状の場合は新しい勤務先や連絡先を必ず書きそえること。新任地の名刺を同封してもよい。

案内状

拝啓 青葉の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

 日頃は格別のご厚情を賜り、厚くお礼申し上げます。

 さて、このたび当社の新製品○○が完成し、来月初旬に発表することとなりました。これに先立ち、ぜひ皆様のご批判、ご批評をたまわりたく下記の通り発表会を催すことといたしました。
ご多用中誠に恐縮ではございますが、ぜひご来臨賜りますようお願い申し上げます

敬具

1.日時
○月○日(月)午前10時
2.場所
東京都千代田区○○1-1
□□ホテル○○の間
Tel 03-○○○○-○○○○

 なお、お手数ですが、同封のハガキにてご出席の有無を○月○日(金)までにお知らせくださいますようお願い申し上げます。

以上

ポイント

案内状は多くの人に参集を呼びかけるのが目的。文面は丁寧に。目的・日時・場所など事実記載のもれがないように気をつけること。曜日も必ず明記する。

価格変更通知

拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

 さて、昨年来、諸原料の値上げが相次ぎ、当社におきましても採算悪化に苦慮してまいりました。しかしながら、原料の○○の値上がりは1トン当たり○円となり、当社としてもこの金額を吸収しきれなくなりました。

 つきましては、下記の通り納入価格の改訂を実施させていただきますので、なにとぞご理解ご協力を賜りたく、お願い申し上げます。

敬具

旧価格○○円  新価格○○円

以上

ポイント

一方的になりがちなのが通知の文書。先方に理解してもらうためには、具体的な数字や理由を丁寧に説明する。

受領確認通知

拝啓 貴社ますますご発展のことと存じます。

 さて、○月○日付でご請求申し上げました○○の代金につきましては、早速お振込みいただき誠にありがとうございました。領収書を同封いたしますので、よろしくご査収ください。

 今後ともいっそうのご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

 まずはお礼まで。

敬具

同封 領収書…1通

以上

ポイント

表題には「ご入金確認のお知らせ」等を入れ、本文は、代金受領確認の事実とお礼を簡潔に述べる。

不採用通知

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

 このたびは当社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

 慎重に検討いたしました結果、誠に残念ながら、今回は貴意に添いかねる結果となりました。せっかくのご応募でございましたが、あしからずご了承ください。

 まずはお知らせ申し上げます。

敬具

ポイント

表題は「選考結果のお知らせ」等とし、「不採用」といったストレートな表現は慎む。応募への謝意を添え、速やかに通知する。

依頼状

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

 さて、先般貴社製品○○を購入し、○月○日○○銀行○○支店の貴口座に代金を振り込みました。ご多用中お手数ですが、至急領収書をお送りくださるようお願い申し上げます。事務整理上、○月○日までに必要となりましたので、よろしくご高配のほどお願い申し上げます。

 まずはとり急ぎお願いまで。

敬具

ポイント

相手に依頼するわけだから、文面はあくまで丁寧に。手数をかけることへの謝辞を忘れずにそえる。

催促状

拝啓 平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

 さて、○月○日付でご請求申し上げた○○の代金でございますが、本日現在、いまだに入金の確認ができておりません。

 何らかの手違いかとも存じますが、ご事情についてのご回答をいただくとともに、○月○日までにご入金くださいますよう、改めてお願い申し上げます。

敬具

ポイント

先方をいたずらに責めず、丁寧に事情を聞く姿勢をとる。

取引先へのお詫び

謹啓 日頃は格段のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。

 さて、このたびの○○につきましては、大変なご迷惑をおかけいたしました。衷心よりお詫び申し上げます。

 この一件は○○であったことが原因と、深く反省いたしております。

 今後はこのようなことのないよう万全の注意を払っていく所存でございますので、なにとぞご容赦いただき、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、伏してお願い申し上げます。

謹言

ポイント

ビジネス上のトラブルは、分かった時点で早急に連絡して謝罪する。電話や面接で解決済みでも、詫び状を改めて出して真摯な姿勢で謝ることは失った信用の回復にもつながる。

顧客に対する責任者のお詫び

前略 お電話でご指摘いただきました商品破損の件、驚いております。平素より荷造りには厳重に注意してまいりましたが、このたびのような失態は弁解の余地もなく、陳謝のほかございません。

 早速担当のものを御地にさしむけ、ただちに善処させますので、なにとぞご容赦賜りたくお願い申し上げます。

 まずはとり急ぎ書面いてお詫び申し上げます。

草々

ポイント

苦情に対しては早急に対処するのが原則。したがって頭語は「前略」にして前文は簡潔に。ただし、誰に対する誰からの詫び状かによって、内容や表現に工夫が必要。

※文書の実例はすべて宛名・日付等は省略

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